Meminta kutipan

Permintaan Penawaran adalah dokumen yang dikirimkan suatu organisasi kepada satu atau lebih pemasok untuk meminta penawaran harga suatu barang.

Untuk mengakses Permintaan Penawaran, buka ruang kerja "Pembelian" dan, di bawah "Laporan & Master" > "Pembelian", klik "Permintaan Penawaran".

1. Prasyarat

Sebelum membuat dan menggunakan* Permintaan Penawaran*, Anda disarankan untuk membuat hal berikut terlebih dahulu:

2. Cara Membuat Permintaan Penawaran

Buka daftar Permintaan Penawaran dan klik "+ Tambahkan Permintaan Penawaran".
Masukkan Tanggal yang Diperlukan , di mana Anda akan membutuhkan materi yang diminta.
Isi daftar "Pemasok" dengan pemasok yang memungkinkan. \ Jika Anda menetapkan Kontak dan ID Email , maka nantinya dapat digunakan untuk mengirim Permintaan Penawaran melalui email dan memberikan akses ke portal pemasok.
Pada tabel berikutnya, masukkan item yang diperlukan beserta UOM dan kuantitas, serta gudang tujuan.
Gudang dapat dikosongkan jika Pertahankan Stok tidak diaktifkan untuk item tersebut .
Jika Anda ingin mengirim Permintaan Penawaran kepada pemasok Anda melalui email, Anda dapat membuat Templat Email dan memilihnya di sini. Dalam templat tersebut, Anda dapat menggunakan variabel khusus untuk data khusus pemasok:
1. {{ update_password_link }}: Tautan tempat pemasok Anda dapat mengatur kata sandi baru untuk masuk ke portal Anda.
2. {{ portal_link }}: Tautan ke RFQ ini di portal pemasok Anda.
3. {{ supplier_name }}: Nama perusahaan pemasok Anda.
4. {{ contact.salutation }} {{ contact.last_name }}: Orang yang dapat dihubungi oleh pemasok Anda.
5. {{ user_fullname }}: Nama lengkap Anda.
Selain itu, Anda dapat mengakses semua nilai dalam RFQ ini, seperti {{ message_for_supplier }}atau {{ terms }}.
Anda dapat memeriksa seperti apa tampilan email untuk pemasok tertentu dengan menggunakan tombol "Pratinjau Email".

Jika Anda ingin mengirim lampiran lebih lanjut ke pemasok, Anda dapat mengaktifkan kotak centang \ Kirim File Terlampir . Ini akan menambahkan setiap file yang dilampirkan ke Permintaan Penawaran *sebagai lampiran ke setiap email pemasok. 9. Setelah selesai, simpan Permintaan Penawaran* sebagai draf. 10. Jika sudah siap, Anda dapat mengirimkan Permintaan Penawaran . Ini akan memicu email ke setiap pemasok yang mengaktifkan Kirim Email .

Permintaan Penawaran (RFQ) juga dapat dibuat dari Permintaan Material yang diajukan. Setelah RFQ dibuat, Anda dapat mencetak dan mengirim PDF kepada pemasok yang berisi semua detail yang Anda masukkan terkait dengan RFQ. Anda juga bisa mendapatkan balasan mereka (Penawaran Pemasok) di BizOps ERP itu sendiri, lihat bagian 4.1 Penawaran Pemasok menurut Pengguna . Namun, untuk sejumlah besar item, pemasok Anda mungkin lebih nyaman dengan lembar Excel, dll.

3. Fitur

3.1 Dapatkan item dari

Item dalam tabel item dapat diambil dari dokumen lain. Opsinya adalah: Permintaan Material, Peluang, dan Kemungkinan Pemasok.

*Permintaan Material : *Item akan diambil dari Permintaan Material yang diajukan yang Anda pilih. Permintaan Material dapat dicari dengan beberapa kata yang cocok dan rentang tanggal juga dapat dipilih untuk memfilter Permintaan Material.
Peluang : Item akan diambil dari Peluang yang tersimpan. Rentang tanggal juga dapat dipilih di sini.
Kemungkinan Pemasok : Pilih kemungkinan pemasok. Kemudian jika Anda telah mengajukan Permintaan Material terhadap pemasok ini, barang dapat diambil dari pemasok tersebut.

3.2 Dapatkan Pemasok

Daripada memasukkan pemasok secara manual di tabel, Anda juga dapat mengambilnya menggunakan tombol 'Dapatkan Pemasok'. Saat Anda mengklik *Alat > Dapatkan Pemasok *, Anda akan melihat kolom 'Dapatkan Pemasok Berdasarkan'. Ada dua opsi untuk mengambil pemasok: Berdasarkan Tag atau Berdasarkan Grup.

*Berdasarkan tag : *Buka 'Kategori Tag' melalui pencarian dari bilah pencarian. Anda harus membuat tag di sini terlebih dahulu dan menetapkannya ke Pemasok di modul Pembelian. Kemudian Anda dapat memilih 'Berdasarkan Tag'. Saat mengklik Tambahkan 'Semua Pemasok', pemasok dengan tag yang cocok akan diambil.
Berdasarkan Grup : Pilih 'Grup Pemasok' dan pilih grup pemasok tempat pemasok perlu ditambahkan. Misalnya, jika Anda memilih Perangkat Keras, semua pemasok perangkat keras Anda akan ditambahkan sehingga Anda bisa mendapatkan penawaran harga dari semuanya.

Pada tabel Pemasok, saat memperluas baris dengan segitiga terbalik, Anda akan melihat opsi 'Unduh PDF' yang akan membuka PDF RFQ.

3.3 Tautan ke Permintaan Material:

Saat Anda mengklik Tools > Link to Material Requests , maka Request for Quotation akan ditautkan ke Material Requests yang tersedia. Item yang ada di Request for Quotation dan Material Request harus sama.

Sekarang, saat Permintaan Penawaran disimpan, Anda dapat melihat di Dasbor bahwa permintaan tersebut ditautkan ke Permintaan Material. Jika ada beberapa Permintaan Material dengan item yang sama, maka tautan akan dibuat dengan Permintaan Material terbaru.

3.5 Syarat dan Ketentuan

Dalam transaksi Penjualan/Pembelian, mungkin ada Syarat dan Ketentuan tertentu yang menjadi dasar Pemasok menyediakan barang atau jasa kepada Pelanggan. Anda dapat menerapkan Syarat dan Ketentuan pada transaksi dan syarat dan ketentuan tersebut akan muncul saat mencetak dokumen. Untuk mengetahui tentang Syarat dan Ketentuan, klik di sini

3.6 Pengaturan Cetak

Kop

Anda dapat mencetak permintaan penawaran/pesanan pembelian pada kop surat perusahaan Anda. Ketahui selengkapnya di sini .

'Kelompokkan item yang sama' akan mengelompokkan item yang sama yang ditambahkan beberapa kali dalam tabel item. Ini dapat dilihat saat Anda mencetaknya.

Cetak Judul

Judul dokumen Anda dapat diubah. Ketahui selengkapnya di sini .

Properti khusus

Saat mencetak RFQ melalui tombol "Tools > Download PDF", Anda akan diminta untuk memilih pemasok tertentu yang ingin Anda tuju. Dalam *Format Cetak *untuk RFQ, informasi ini dapat diakses melalui properti khusus:

{{ doc.vendor }}memegang ID pemasok yang dipilih.
{{ doc.items[i].supplier_part_no }}menyimpan Nomor Bagian Pemasok dari item baris yang diminta.

Data pemasok pertama akan digunakan saat melakukan pratinjau cetak standar. Jika Anda ingin mencetak untuk pemasok lain, silakan gunakan tombol "Tools > Download PDF".

4. Membuat Penawaran Pemasok setelah RFQ

Setelah pembuatan Permintaan Penawaran, ada dua cara untuk membuat Penawaran Pemasok dari Permintaan Penawaran.

4.1 Kutipan Pemasok oleh Pengguna

Buka Permintaan Penawaran dan klik Penawaran Pemasok > Buat .

Pilih Pemasok, klik pemasok lagi. Di halaman ini, klik tanda + di samping 'Kutipan Pemasok'. Halaman Kutipan Pemasok baru akan terbuka, pengguna harus memasukkan jumlah, tarif, dan mengirimkannya.

4.2 Kutipan Pemasok dari Pemasok

Jika Kontak dibuat untuk Pemasok dan alamat email dikaitkan dengan Kontak, detail Kontak dan alamat email akan diambil saat memilih Pemasok. Buat Kontak dan alamat email jika belum ada.
Klik Alat > Kirim Email ke Pemasok .

Jika akun Pemasok tidak ada : Sistem akan membuat akun Pemasok dan mengirimkan detailnya kepada Pemasok. Pemasok perlu mengeklik tautan (Pembaruan Kata Sandi) yang ada dalam email. Setelah pembaruan kata sandi, Pemasok dapat mengakses portal mereka dengan formulir 'Permintaan Penawaran'. Pemasok akan dibuat sebagai Pengguna Situs Web.

Jika akun Pemasok tersedia : Sistem akan mengirimkan tautan Permintaan Penawaran kepada Pemasok. Pemasok harus masuk menggunakan kredensialnya untuk melihat formulir Permintaan Penawaran di portal.

Dengan cara apa pun, saat Pemasok masuk, layar berikut akan ditampilkan kepada mereka. Dari sini mereka dapat mengirimkan penawaran kepada Anda:

Pemasok harus memasukkan jumlah dan catatan (syarat pembayaran) pada formulir dan klik Kirim. Di bagian Penawaran, penawaran sebelumnya akan terlihat. 4. Setelah pengiriman, BizOps ERP akan membuat Penawaran Pemasok (mode draf) terhadap Pemasok. Pengguna harus meninjau Penawaran Pemasok dan mengirimkannya. Ketika semua item dari Permintaan Penawaran telah dikutip oleh Pemasok, status penawaran diperbarui menjadi 'Diterima' di tabel 'Pemasok' dari Permintaan Penawaran.

Baca Kutipan Pemasok untuk mengetahui lebih lanjut.