Buying Settings

BizOps ERP memungkinkan Anda mengonfigurasi berbagai pengaturan dan konfigurasi yang membantu menyederhanakan dan mengotomatiskan alur kerja pembelian.

Naming Series and Price Defaults

1. Supplier Naming By

Ketika Pemasok disimpan, sistem membuat identitas atau nama unik untuk Pemasok tersebut yang dapat digunakan untuk merujuk Pemasok dalam berbagai transaksi Pembelian.

Jika tidak dikonfigurasi sebaliknya, BizOps ERP menggunakan Nama Pemasok sebagai nama unik. Jika Anda ingin mengidentifikasi Pemasok menggunakan nama seperti SUPP-00001, SUPP-00002, atau seri berpola lainnya, pilih nilai Penamaan Pemasok Berdasarkan sebagai "Seri Penamaan".

2. Default Supplier Group

Konfigurasikan nilai default dari Supplier Group saat membuat Supplier baru. Misalnya, jika sebagian besar pemasok memasok perangkat keras, Anda dapat menetapkan nilai default sebagai 'Perangkat Keras'.

3. Default Buying Price List

Konfigurasikan apa yang seharusnya menjadi Daftar Harga default saat membuat transaksi Pembelian baru, default ditetapkan sebagai 'Pembelian Standar'. Harga barang akan diambil dari Daftar Harga ini. Anda dapat mengubah 'Daftar Harga' dengan menggunakan panah di ujung kanan kolom untuk mengubah mata uang dan negara.

4. Action if Same Rate is Not Mentioned

Menentukan tindakan apa yang harus diambil saat menemui pesanan pembelian, permintaan material, atau transaksi pembelian lainnya yang tidak menyebutkan harga barang yang sama.

Ada dua kemungkinan tindakan yang dapat dilakukan pengguna.

Stop : Sistem akan menghentikan transaksi dan mencegah pengguna melanjutkan transaksi tanpa menentukan kurs. Ini memastikan bahwa semua transaksi memiliki kurs yang disebutkan secara eksplisit, sehingga menghindari potensi perbedaan.
Warn : Sistem akan mengizinkan transaksi terjadi tetapi akan menampilkan pesan peringatan untuk mengingatkan pengguna bahwa tarif yang sama belum disebutkan.

5. Role Allowed to Override Stop Action

Pengaturan ini menentukan peran pengguna mana yang memiliki izin untuk mengesampingkan tindakan "Hentikan" pada transaksi pembelian karena adanya perbedaan dalam kurs.

Transaction Settings

1. Is Purchase Order Required for Purchase Invoice & Receipt Creation?

Jika opsi ini dikonfigurasi "Ya", Bizops akan mencegah Anda membuat Faktur Pembelian atau Tanda Terima Pembelian secara langsung tanpa membuat Pesanan Pembelian terlebih dahulu.

Jika transaksi ritel melibatkan pemesanan secara offline, maka Pesanan Pembelian dapat dilewati. Jika Anda menerima Barang sampel, Anda dapat langsung membuat Tanda Terima Pembelian untuk menerima Barang tersebut ke Gudang Anda.

Konfigurasi ini dapat ditimpa untuk pemasok tertentu dengan mengaktifkan kotak centang "Izinkan Pembuatan Faktur Pembelian Tanpa Pesanan Pembelian" di master pemasok

2. Is Purchase Receipt Required for Purchase Invoice Creation?

Jika opsi ini dikonfigurasi "Ya", Bizops akan mencegah Anda membuat Faktur Pembelian tanpa membuat Kwitansi Pembelian terlebih dahulu. Jika Barang yang ditransaksikan adalah jasa, maka tidak memerlukan kwitansi, Anda dapat langsung membuat Faktur.

Konfigurasi ini dapat ditimpa untuk pemasok tertentu dengan mengaktifkan kotak centang "Izinkan Pembuatan Faktur Pembelian Tanpa Tanda Terima Pembelian" di master pemasok

3. Blanket Order Allowance (%)

Anda dapat menetapkan persentase yang diizinkan untuk memesan lebih banyak dari Blanket Order Quantity. Misalnya: Jika Anda memiliki Blanket Order dengan Quantity 100 unit dan Allowance Anda adalah 10% maka Anda diizinkan untuk memesan 110 unit.

4. Update frequency of Project

Ini menunjukkan seberapa sering Proyek harus diperbarui dari Total Biaya Pembelian.

5. Maintain Same Rate Throughout Purchase Cycle

Jika ini diaktifkan, Bizops akan memvalidasi apakah harga Item berubah dalam Faktur Pembelian atau Tanda Terima Pembelian yang dibuat dari Pesanan Pembelian, yaitu akan membantu Anda mempertahankan tarif yang sama sepanjang siklus pembelian.

Anda dapat mengonfigurasi tindakan yang harus diambil sistem jika laju yang sama tidak dipertahankan di kolom "Tindakan Jika Laju yang Sama Tidak Dipertahankan":

Stop: BizOps ERP akan menghentikan Anda mengubah harga dengan menampilkan kesalahan validasi.
*Warn: *Sistem akan membiarkan Anda menyimpan transaksi tetapi akan memperingatkan Anda dengan pesan jika kurs berubah.

Catatan: Bidang ini hanya akan terlihat jika Pertahankan Tarif yang Sama Sepanjang Siklus Pembelian diaktifkan.

6. Allow Item to be added multiple times in a transaction

Bila kotak centang ini tidak dicentang, item tidak dapat ditambahkan beberapa kali dalam Pesanan Pembelian yang sama. Namun, Anda tetap dapat mengubah kuantitasnya secara eksplisit. Ini adalah kotak centang validasi untuk mencegah pembelian item yang sama secara tidak sengaja. Ini dapat dicentang untuk kasus penggunaan tertentu di mana terdapat beberapa sumber untuk material yang sama, misalnya dalam produksi.

7. Bill for Rejected Quantity in Purchase Invoice

Jika dicentang, Kuantitas yang Ditolak akan disertakan saat membuat Faktur Pembelian dari Tanda Terima Pembelian.

7.1 Set Valuation Rate for Rejected Materials

Untuk material yang ditolak, nilai valuasi ditetapkan ke nol, dan tidak ada entri buku besar akuntansi yang dibuat untuk material tersebut dalam Tanda Terima Pembelian. Untuk menerapkan nilai valuasi dan membuat entri akuntansi untuk material yang ditolak, aktifkan opsi 'Tetapkan Nilai Valuasi untuk Material yang Ditolak' di Pengaturan Pembelian. Opsi ini hanya berlaku jika `Bill for Rejected Quantity in Purchase Invoice `telah diaktifkan di Pengaturan Pembelian.

8. Set Landed Cost Based on Purchase Invoice Rate

Jika 'Pertahankan Nilai yang Sama Sepanjang Siklus Pembelian' dinonaktifkan, maka kolom ini akan ditampilkan dalam pengaturan pembelian. Jika pengguna ingin menyesuaikan penilaian produk sesuai biaya faktur pembelian, maka opsi ini perlu diaktifkan.

Cara Kerjanya

Membuat Kwitansi Pembelian untuk item A dengan nilai 100
Sistem telah memesan Stok Di Tangan dengan nilai 100
Setelah 2 hari, pengguna telah membuat faktur pembelian terhadap tanda terima pembelian di atas
Setelah 2 hari karena perubahan nilai tukar, nilai tukar di faktur berubah menjadi 150
Sekarang kwitansi pembelian memiliki nilai 100 sedangkan faktur pembelian memiliki nilai 150
Jika Anda ingin menyesuaikan Stock In Hand dengan Tarif Faktur Pembelian (150) maka aktifkan "Set Landed Cost Berdasarkan Tarif Faktur Pembelian".

Catatan: saat pengajuan faktur pembelian, sistem membuat catatan penilaian barang yang diposkan ulang untuk memperbarui biaya tanda terima pembelian. Pengguna harus menunggu untuk menyelesaikan penilaian barang yang diposkan ulang guna melihat dampak biaya faktur pada stok yang ada.

9. Disable Last Purchase Rate

Ini mencegah sistem secara otomatis menggunakan kurs dari transaksi pembelian terakhir saat membuat pesanan pembelian atau transaksi baru.

10. Use Transaction Date Exchange Rate

Saat membuat Faktur Pembelian dari Purchase Order, gunakan Nilai Tukar pada tanggal transaksi Faktur daripada mewarisinya dari Purchase Order. Hanya berlaku untuk Faktur Pembelian.

Subcontracting Settings

1. Backflush Raw Materials of Subcontract Based On

BOM: sistem akan mengonsumsi bahan baku dalam penerimaan subkontrak sesuai dengan BOM FG
Material Transferred for Subcontract: sistem akan menggunakan bahan baku berdasarkan material yang ditransfer berdasarkan Pesanan Subkontrak. Jika tidak ada stok yang ditransfer, maka tidak ada material yang akan digunakan pada saat Penerimaan Subkontrak.

2. Auto Create Subcontracting Order

Sistem akan secara otomatis membuat pesanan subkontrak dalam status Draf pada saat penyerahan pesanan pembelian yang mengaktifkan "Disubkontrakkan".

3. Auto Create Purchase Receipt

Sistem akan secara otomatis membuat tanda terima pembelian untuk item layanan dalam status Draf pada saat penyerahan tanda terima subkontrak.

4. Over Transfer Allowance (%)

Ini adalah persentase yang diizinkan untuk ditransfer lebih banyak dari jumlah yang dipesan. Misalnya: Jika Anda telah memesan 100 unit dan Kelonggaran Anda adalah 10%, maka Anda diizinkan untuk mentransfer 110 unit.